Как «Глория Джинс» сделала закупки прозрачными и сэкономила 20%

«Глория Джинс» планирует IPO, поэтому комплаенс и прозрачность бизнеса для инвесторов были поставлены в приоритет. Решили начать с закупок. До этого момента «Глория Джинс» проводила исключительно закрытые тендеры, и об открытых речи никогда не шло. Теперь большинство процедур должны были стать публичными. Как ритейлер этого добился, почему выбрал площадку Bidzaar и что помогло снизить стоимость закупок на 20%, – об этом рассказал Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками «Глория Джинс».

Как работала старая схема?

Я работаю в компании «Глория Джинс» четыре года: три года в закупках, один год – в управлении закупками. Функция отдела управления закупками делится на две большие части: внутренний контроль и проведение конкурсных процедур. Я возглавляю отдел управления закупками по непрямым направлениям, то есть все то, что служит для поддержки бизнеса. Примерно год назад была поставлена задача повысить уровень прозрачности закупок и готовиться к IPO. Это значило, что большинство процедур должны стать публичными.

До этого момента у нас проводились исключительно закрытые тендеры. А предложения поставщиков поступали на почту – это потенциально очень коррупционная процедура, поскольку не позволяет ничего проконтролировать и почти никак не укладывается в понятие «прозрачность».

Итак, первые несколько закупок мы провели в пробном режиме на различных торговых площадках. Поскольку «Глория Джинс» – один из крупнейших фэшн-ритейлеров в России, нужно было разведать обстановку и добиться некоей системности в этом вопросе. То есть утвердить регламент, как должен происходить выбор поставщика. В тот момент мы точно знали, что все закупочные процедуры с крупным бюджетом должны проходить на электронных торговых площадках.

Прежде процедура проходила следующим образом:

• Внутренний заказчик сообщал отделу закупок, что ему требуется.
• Отдел закупок составлял ТЗ.
• ТЗ отправлялось известным поставщикам.
• Поставщики отправляли коммерческие предложения на почту сотруднику закупок.
• После чего выбор совершался между имеющимися коммерческими предложениями.

Как вы, возможно, догадываетесь, на каждом этапе было что менять. Самые большие потери происходили на последнем: дело в том, что поставщики находились в информационном вакууме относительно судьбы своего предложения. Они не знали, что подали другие, на каких условиях, насколько их предложение дороже оптимального, и так далее. По идее, конечно, можно было устраивать переторжки по телефону, обзвон поставщиков в духе: «А вот ваши конкуренты предложили дешевле, пришлете новое предложение?», «А вот ваши конкуренты прислали новое КП, вы не хотите еще подвинуться?».

Но в итоге на практике почти всегда выбиралась начальная цена, если она соответствовала бюджету. Переторжка делалась только в той ситуации, когда самое выгодное предложение было выше бюджета: «Вот у вас тут 33 миллиона, а у нас бюджет 30, можете подвинуться?».

В общем, никто не превращал это в переговорный рынок.

Тестируем закупки на разных площадках

В новой схеме работы открытые запросы публиковались на торговой площадке, где любой поставщик может открыто участвовать в конкурсе и видеть предложения других участников. Для достаточно редких процедур на закупку оригинальных товаров и услуг проводятся закрытые конкурсы, то есть некоторые поставщики имеют преференцию попадать на них.

После подписания политики по некоммерческим закупкам все процедуры от 300 тысяч рублей по политике должны были производиться на электронной торговой площадке. Сначала мы пробовали работать с площадками, где рядом закупают компании с госучастием, но довольно быстро выяснилось, что они заточены под запросы корпораций, но никак не коммерческих компаний.

На площадке для госторгов мы выставили свой коммерческий конкурс, и 10 из 18 участников-поставщиков не прошли контроль безопасности. Это были фирмы-однодневки, компании с суммой сделки выше задекларированной выручки за последний год и другие, скажем так, подозрительные юрлица. Ситуация не единичная: мы слышали и от коллег, что на площадках для торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ контингент встречается, скажем так, специфический. Ряд более ранних торгов просто не собирал достаточного количества участников (два поставщика вместо ожидаемых пяти – семи).

Мы поняли, что нам нужно решить проблему достаточного количества участников и по ходу улучшить процессы закупок.

Ситуацию сильно усугубляет то, что мы коммерческая компания, то есть должны закупать быстро и гибко. Государственные компании находятся в жестком ложе 44-ФЗ, компании с госучастием – в более мягких рамках 223-ФЗ, но в обеих ситуациях часто важнее правильно пройти процедуру, чем уложиться в график или получить коммерческую выгоду для компании. Часто трагедия бывает не в том, что не нашлось оптимальных цен, а в том, что на процедуру никто не пришел либо она была отменена по другой причине – и нужные товары или услуги просто будут отложены на следующий год. В коммерческой компании, очевидно, такого позволить мы себе в принципе не можем.

Почему был выбран Bidzaar?

С июля 2020 года мы начали приглашать поставщиков на Bidzaar и массово проводить свои конкурсные закупки там.

На текущий момент мы провели 188 конкурсных процедур с бюджетом 1,6 миллиарда рублей

Выбор был сделан из трех площадок. Основной плюс именно Bidzaar – бесплатность для участников. До этого мы уже пытались завести собственных поставщиков на другие площадки. В первую очередь, конечно же, поставщики не понимают, зачем оплачивать участие в конкурсе. На Bidzaar схема простая: комиссия берется с победителя и зависит от суммы контракта. То есть для небольших закупок сумма небольшая, для крупных – выше, но имеет ограничитель.

На обычных электронных торговых площадках поставщик регистрируется, по сути, по процедуре, подразумевающей возможность участия в торгах госкорпораций – «подпиши это, направь туда, пройди аккредитацию». В итоге наши собственные поставщики просто не доходили до нужных площадок, поскольку не могли победить эти процедуры. Конечно, они предлагали скинуть предложение на почту, как было в старые добрые времена, но мы сразу отклоняли эту идею. В итоге Bidzaar оказался отличным решением, поскольку было достаточно скинуть ссылку на площадку – и поставщик мог принять участие в закупке быстро и просто. То есть площадка сделала большую работу по отсеиванию формальностей. Вот так, например, выглядит регистрация.

Отправка коммерческого предложения поставщиком через площадку занимает столько же времени, сколько отправка электронного письма. Для нас это очень важно, потому что у нас бывают процедуры по 10–15 дней. При этом мы сами накладываем довольно много ограничений: мы имеем собственные стандарты для участников, нужно подписывать NDA, согласие о противодействии коррупции, а это занимает время. Если бы такие процедуры шли на площадках с долгой регистрацией и массой формальностей, то многие просто не укладывались бы в срок. Но гораздо важнее, что регистрация и участие бесплатны. Ни на одной другой торговой площадке мы не нашли таких условий.

Среднее число участников тендера – 14

Сама подача заявки тоже предельно облегчена для поставщика – возможно, поэтому именно на Bidzaar у нас наибольшее среднее число участников. На площадках для работы с госсектором всегда есть огромное количество ненужных функций – точнее, важных для работы с тендерными федеральными законами, но мешающих в коммерческих закупках. Подача заявки на коммерческую закупку занимает большое количество времени. Возможно, именно из-за общей сложности процедур на площадках, где проводятся торги для госсектора, также много так называемых профильных участников – компаний, умеющих проходить эти формальности, по сути, оказывающих посреднические услуги. Как я уже писал в самом начале, наш риск-менеджмент развит довольно хорошо, и мы проводим проверки участников. Всего оценивается около 70 признаков, позволяющих понять, надежен ли поставщик.

Вот результаты одной и той же закупки, размещенной на двух площадках.

Перенос наших поставщиков на площадку занял буквально дни. Мы просто создавали процедуру и присылали на нее ссылку тем, кто раньше торговал по почте, и говорили, что у нас новый порядок и заявку надо подавать вот сюда. Единичные поставщики уперлись и сказали, что в такие игры не играют. Остальные начали участвовать в конкурсах, причем вопросов по регистрации или подаче заявки к нам не было вообще никаких.