Правила построения речи руководителя для различных ситуаций

Задачи развития корпоративной культуры актуальны для любой компании. Многие эксперты уже говорят о том, что корпоративную культуру смело можно относить к нематериальным активам компании. Компании, имеющие здоровую, конструктивную, предпринимательскую корпоративную культуру ценятся несравнимо выше, чем компании, раздираемые противоречиями и конфликтами, либо с бюрократической или советской культурой. В таких компаниях сложно проводить изменения, они негибкие, инертные и готовые поглотить как в болоте любое начинание. В данной статье речь пойдет о таком мощном инструменте развития корпоративной культуры как выступления руководителя перед коллективом.

Но для начала давайте определимся с понятиями. Под корпоративной культурой будем понимать те порядки, которые действуют в организации и которые формируются на основе корпоративных ценностей.

Порядки — это довольно общее определение и относится оно к:
— принятым правилам поведения (закрепленным документально и неписанным);
— установившимся нормам (что считать нормальным, а что недопустимо);
— принятым деловым процедурам (определенная установившаяся последовательность действий, например, процедура согласования документов);
— традициям и обычаям (которые чаще относятся неформальной жизни коллектива, но бывают и делового характера, например, традиция в конце года обсуждать в управленческой команде цели на будущий год);
— стилю управления, которого придерживается большинство руководителей и прежде всего первое лицо;
— поощряемому (расцениваемому как хорошее) поведению и не поощряемому (расцениваемому как плохое) поведению;
— избранным приоритетам (что считается важным, значимым, а на что не обращается внимание).

То есть корпоративная культура — это отношения между сотрудниками, отношение к работе, к клиентам; обстановка, которая царит в компании. Корпоративная культура обычно формируется стихийно, каждый член коллектива привносит в порядки компании что-то свое и постепенно формируется уникальная среда. Однако, именно руководитель играет в этом процессе первую скрипку. Он оказывает прямое воздействие практически на все перечисленные элементы корпоративной культуры. В его распоряжении такие методы, как личный пример, личные беседы, «хождения в народ», проведение совещаний и выступления. Выступления руководителя, с одной стороны, один из наиболее мощных, энергетически заряженных и действенных средств формирования корпоративной культуры, с другой стороны, и наиболее сложный, требующий тщательной подготовки и регулярных тренировок инструмент.

Можно выделить несколько основных видов выступлений руководителя перед сотрудниками:
— на совещании об изменениях в компании (новая стратегия, реорганизация, введение новых систем, например, мотивации);
— презентация планов и перспектив развития, новых проектов;
— отчеты за период, подведение итогов;
— поздравления и приветственные речи на корпоративных мероприятиях;
— представление новых сотрудников коллективу.
Соответственно, виды выступлений отличаются друг от друга тематикой, форматом, длительностью.

Парадоксально, но факт: руководитель, который выступает перед незнакомой аудиторией (например, на конференции) тщательно готовится к выступлению. Тот же руководитель не считает нужным готовиться, если держит речь перед своими сотрудниками. И допускает серьезную ошибку.

Для того, чтобы даже самое краткое выступление прошло успешно и повлияло на корпоративную культуру в нужную сторону, необходимо придерживаться нескольких общих правил его подготовки:

1. Определить цели выступления, сформулировать, какие результаты вы хотите получить. Именно этот пункт — основа в развитии корпоративной культуры. Формулируя цель, важно просчитывать, как выступление повлияет на корпоративную культуру, задаст ли желаемые ориентиры.
2. Проанализировать аудиторию, понять настроение, опасения, ожидания слушателей, их тезаурус.
3. Определиться с форматом и временем выступления.
4. Сформулировать основную идею, которая составит стержень выступления.
5. Составить план основной части выступления.
6. Собрать необходимый материал (цифры, факты, истории).
7. Подготовить тезисы выступления (или полный текст при необходимости), включая вступительную часть, эмоциональные вставки, связки, заключительную часть.
8. Вернуться к целям и основной идеи выступления и проверить, насколько удалось достичь целей, насколько понятна и запоминаемая основная идея.
9. Провести репетицию и скорректировать выступление.

Рассмотрим подготовку на примере двух видов выступлений.
Приветственная речь руководителя на корпоративной вечеринке в честь дня рождения фирмы.
1. Цель выступления — воодушевить сотрудников, сформировать гордость за компанию и за ее успехи, показать перспективы развития.
2. Аудитория. Весь персонала — и старожилы, которые помнят, как все начиналось, и рвущиеся в бой новички, и настроенные критические сотрудники, которые видели кризис, но не знали больших побед. На вечеринке присутствуют и топ-менеджеры, мыслящиеся в терминах МВА и относящиеся к вечеринке как к важному командообразующему мероприятию, и рядовые сотрудники, вплоть до грузчиков, для которых вечеринка — просто возможность хорошо провести время. Многие хотят услышать подтверждение тому, что они не зря связали свою жизнь с жизнью компании.
3. Вечеринка проходит в столовой, кроме банкета предполагается выступления от отделов и награждение лучших сотрудников. Наиболее уместный формат выступления директора на такой вечеринке — открытие праздника, вступительная приветственная речь, практически первый тост. Время выступления соответственно не может быть более 5 минут.
4. Основная идея — компания прошла достойный путь и многого добилась, но главное — еще впереди. И успех зависит от общих усилий.
5. План основной части выступления.
— Открытие вечеринки, повод по которому мы собрались.
— О чем пойдет речь, регламент.
— Наши успехи за прошлый год.
— Были трудности, но мы с ними справились благодаря совместным усилиям.
— Многие задачи еще не решены и нам есть куда развиваться.
— Наши сильные стороны, что позволит нам добиться намеченного.

6. Необходимые факты.
Успехи компании за прошлый год: динамика объема продаж — 30%, доля рынка составила 10%, премия «Покупайте российское» 2006 года — лучший товар года, открыто 3 филиала, создан клуб постоянных клиентов, и в него вступило 30 компаний.
Трудности, с которыми справились: открытие нового склада.
Резервы развития: расходы росли быстрее доходов, в итоге прибыль выросла незначительно, отложено открытие собственного производства.
Сильные стороны: уникальный продукт, ведущие в отрасли специалисты, квалифицированные топ-менеджеры, команда, которая стремится работать на результат.

7. Текст выступления
Дорогие коллеги!
Мы собрались с вами сегодня, чтобы отметить день рождения нашей компании. Вы знаете, что в программе вечера номера, подготовленные каждым отделом и награждение участников конкурса. Но это впереди. А сейчас я бы хотел сказать несколько слов о том, каким был для нас прошедший год, и чего мы ждем от следующего года.
Старожилы помнят, как все начиналось. Мы арендовали две комнаты и за одним столом решали сообща все проблемы. Золотое было время, и вклад тех, кто был первым — неоценим. Но каждый новый сотрудник вносил в наш бизнес свою лепту, каждый принес в компанию частичку себя и обогатил ее.

Многие, наверное, помнят случай, когда Витя, наш грузчик, сам напечатал на принтере указатели и развесил их на всем пути следования к складу. Сколько потом благодарностей мы получили от клиентов! Казалось бы — такой простой шаг. Но насколько важный! И он показывает, что у нас нет равнодушный людей, что мы заботимся о клиентах. И ведь это не единичный случай, действительно каждый наш сотрудник сделал что-то, что улучшило жизнь компании.

Многого мы добились и за прошлый год. Наши продавцы показали отличные результаты, и мы вышли, наконец, к заветным 10% доли рынка, т.е. за год наши объемы продаж увеличились на 30%. Это рекордная для нас цифра. Выше темпы роста были только в первый год, но тогда и начинали мы с нуля.

Наши технологам тоже молодцы. Премия «Покупайте российское» 2006 года — лучший товар года — это заслуженно высокая оценка их работы.

Наши совместные усилия привели к открытию за прошлый год 3 филиалов.

А еще мы создали клуб постоянных клиентов, и в него уже вступило 30 компаний. Действительно, есть чем гордиться!

Были и трудности. Если бы их не было, наверное, было бы не так интересно. Ведь если удается справиться действительно со сложной ситуацией, понимаешь, что ты действительного чего-то стоишь. Открытие нового склада было очень трудным делом, мы не уложить ни в сроки, ни в смету, но ценой героических усилий многих здесь присутствующих склад был открыт. И мы, наконец, смогли обеспечить клиентам достойный сервис.

Конечно, удалось не все. Наши расходы росли быстрее доходов, в итоге прибыль выросла незначительно, и мы вынуждены были отложить открытие собственного производства. Это наш резерв на будущее.

В этом году мы должны приложить максимум усилий к тому, чтобы оптимизировать расходы, сократить необдуманный траты. Все помнят, как в прошлом году мы готовились к выставке. Конечно, в итоге все прошло замечательно, но если бы мы начали готовиться заранее и спланировали бы все более тщательно, нам не пришлось бы в последний момент тратить столько денег на аутсорсинговую компанию. И это только один пример.

Каждый, если подумает, сможет найти в своей работе такие резервы.

И конечно, нам необходимо повысить согласованность действий. Если мы сможем быстрее принимать решения, это тоже позволит нам более рационально тратить деньги. Тем более, что у нас столько сильных сторон, что грех их не использовать. Наш продукт действительно уникальный, и последняя выставка это еще раз подтвердила. Наши специалисты — ведущие в отрасли, недаром к нам постоянно обращаются за комментариями все ведущие журналы отрасли. Наши руководители имеют прекрасное образование и знают все тайные кнопки бизнеса. И, наконец, мы — команда, которая стремится работать на результат. С такими активами у нас есть все шансы войти в пятерку лидеров рынка, и только от нас с вами зависит, как быстро мы этого добьемся.
Я поздравляю всех нас с днем рождения и поднимаю этот бокал за наш бизнес, который объединил всех нас!
Ура!

8. Вернемся к целям, которые были поставлены перед выступлением.
1. Воодушевить сотрудников
На воодушевление ветеранов нацелены воспоминания о том, как все начиналось и их бесценном вкладе, для новичков — победы последнего года, для рабочих — позитивный пример Вити, для топов — оценка уровня их образования.
2. Сформировать гордость за компанию и ее успехи
Для решения этой цели в выступлении перечислены достижения компании за прошлый год и некоторые отсылки к этапу зарождения компании.
3. Показать перспективы развития
Очерчены перспективы (войти в пятерку лидеров рынка) и перечислены основные задачи на этом пути (открыть собственное производство, увеличить прибыльность, сократить непродуктивные расходы, повысить согласованность действий)
Основная идея состояла в том, что компания прошла достойный путь и многого добилась, но главное — еще впереди. И успех зависит от общих усилий. Этого также удалось достичь.

Представление генеральным директором нового коммерческого директора сотрудникам коммерческой службы. 
1. Цель выступления — представить нового руководителя, показать его сильные стороны, снять напряжение коллектива и избежать сопротивления, обеспечить более быструю адаптацию руководителя за счет принятия его подчиненными, поднять моральный дух сотрудников, т.к. прошлый коммерческий директор не добился серьезных результатов и вера персонала в «варягов» ослабла.
2. Аудитория. Все сотрудники коммерческой службы — менеджеры по продажам, маркетологи, менеджеры по закупкам, специалисты по рекламе, PR-специалисты, секретари и начальники отделов. Среди присутствующих есть сотрудники, которые «пережили» уже двух коммерческих директоров. Представляемый сотрудник будет третьим. Есть и такие, кто сам рассчитывал занять этот пост. Возрастной состав: от 20 до 55 лет.
3. Представление будет проходить в зале для совещаний. Предполагаемый регламент: представление генерального директора, самопрезентация нового коммерческого директора, вопросы сотрудников, краткие представления начальниками отделов своих отделов и сотрудников. Собрание рассчитано на 1 час. Выступление генерального директора должно быть не более 10 минут.
4. Основная идея — чтобы развиваться дальше, компании необходимы профессиональные управленцы, а также очень важен приток новых людей и новых идей. Основной резерв — в управлении коммерческим блоком, в координации усилий, в выработке единой коммерческой стратегии. Для этого и приглашен соответствующий специалист.
5. План выступления.
— Представление коммерческого директора.
— Его опыт и достижения.
— Какие ожидания компания возлагает на нового руководителя.
— Насколько важна поддержка каждого, чтобы новый руководитель оправдал эти ожидания, успех возможен только при совместных усилиях.
6. Необходимые факты.
Резюме коммерческого директора, его места работы и достижения.
Стратегические цели компании на ближайшие 3 года.

7. Текст выступления

Добрый день!

Наше собрание посвящено изменениям, которые касаются каждого присутствующего.
С 1 июня приступает к работе новый коммерческий директор, и сегодняшнее собрание посвящено этому событию. Регламент собрания следующий. Сначала я представлю нового коммерческого директора. Потом он сам расскажет о себе. Далее вы сможете задать ему вопросы. И в заключении каждый начальник отдела кратко представит свой отдел и своих подчиненных.
Итак, представляю вам Иванова Игоря, вашего нового руководителя.

Игорь занимается продажами уже 15 лет, начинал с простого торгового представителя еще когда был студентом. Кстати он окончил Плехановскую академию по специальности финансы и кредит. Так что в финансах разбирается профессионально, что для нас очень важно, так как одна из наших приоритетных задач — это повысить рентабельность продаж и оборачиваемость оборотных активов. Ну, надеюсь, он вам разъяснит, что это такое.
Игорь прошел весь путь в продажах, как раньше говорили — от рабочего до директора. Последние 5 лет он работал в нашей отрасли и хорошо разбирается в нашем рынке. Последнее место работы — заместитель директора по маркетингу. К тому же в последние три года — он член жюри отраслевого конкурса.

Более подробно Игорь сам о себе расскажет.
Я же хочу подчеркнуть, что перед Игорем поставлены очень серьезные задачи. Наши цели на ближайшие три года предполагают увеличение объемов продаж в 2 раза, это очень сложная, но и интересная задача. Мы планируем выйти на новые рынки сбыта, запустить новую линейку продукции, провести ребрендинг. Особенно сложна последняя задача, никто из нас не имеет опыт ребрендинга (Игорь, кстати, имеет, и успешный), и мы понимаем, что только большим бюджетом такие задачи не решаются.
Вы знаете, что наш предыдущий опыт по привлечению профессиональных управленцев в области продаж оказался не очень успешным. Это наша общая вина. В чем-то я упустил ситуацию. В чем-то те руководители не захотели подстроиться к нашей компании, а в чем-то и вы проявили негибкость, не смогли понять новые идеи. Я надеюсь, что сейчас все мы учтем прошлый опыт и исправим ошибки. Я рассчитываю на вас и надеюсь, что вы как специалисты и Ваш новый руководитель станете командой и будете усиливать друг друга. Самое главное в этом — обоюдное желание добиваться результатов. Если возникнут трудности, а они возникнут, так как любое новое дело не обходится без трудностей, я рассчитываю, что вы будете руководствоваться, прежде всего, интересами дела. Ведь это будет или общая победа, или общее поражение. И, конечно же, мы все должны стремиться к победе, иначе, собственно все теряет смысл.
Надеюсь, вы понимаете, насколько большие надежды я возлагаю не только на нового руководителя, но и на всех вас. И уверен, что вы меня не подведете.
Чтобы развиваться дальше, компании необходимы профессиональные управленцы, а также очень важен приток новых людей и новых идей. Основной резерв — в управлении коммерческим блоком, в координации усилий, в выработке единой коммерческой стратегии. Для этого и приглашен соответствующий специалист.
А теперь я передаю слово Игорю. Игорь, пожалуйста, расскажите о себе чуть подробнее, чтобы наши люди смогли узнать вас лучше.

8. Вернемся к целям, которые были поставлены перед выступлением.
1) Представить нового руководителя, показать его сильные стороны — отмечены такие особенности нового руководителями, которыми не обладают присутствующие (даже те, кто претендовал на это место) — финансовое образование, опыт проведения ребрендинга, признание в отрасли.
2) Снять напряжение коллектива и избежать сопротивления, обеспечить более быструю адаптацию руководителя за счет его принятия подчиненными. Реализовано за счет подчеркивания особых достижений нового руководителя и важности и новизны поставленных перед ним задач.
3) Поднять моральный дух сотрудников, т.к. прошлый коммерческий директор не добился серьезных результатов и вера персонала в «варягов» ослабла — честно сказано, что прошлый опыт был негативный, часть ответственности за это руководитель взял на себя. С другой стороны, отмечено, что успех — это общий успех, а поражение — общее поражение.

Полезные приемы и маленькие хитрости успешных ораторов

1. Выступление нужно анонсировать. Если сотрудники будут знать о предстоящем выступлении руководителя, они будут его ждать. Если начать выступать без предварительного уведомления, многие сотрудники просто не поймут, что происходит, и не придадут выступлению особого значения.

2. Рассчитывая время выступления, помните, что 1 страница текста (14 шрифт через полтора интервала) — это 3-4 минуты речи. А если использовать интерактивный стиль (задавать вопросы слушателям, спрашивать их мнение), то больше в 1,5 — 2 раза.

3. В напечатанном тексте выступления логические части разделяйте абзацами и пустой строкой, это позволит также интонационно разделять речь и не сбиться. Еще лучше, каждое новое предложение начинать с новой строки. Это позволяет также контролировать длину предложений. В устной речи предложения не должны быть более двух строк, еще лучше ограничиться одной.

4. Первые фразы не должны нести серьезной смысловой нагрузки. Их основная задача — привлечь внимание аудитории, добиться, чтобы все настроились на слушание и начали слушать. Известно, что этот период (настройки) длится 10 — 30 секунд, в зависимости от аудитории и ее изначального настроя (который во многом зависит от темы выступления). Поэтому первые фразы могут вообще не относиться к теме выступления. Например, «Добрый день, надеюсь, все уже собрались, если нет, опоздавших — не ждем. Давайте начинать». Внимание можно привлечь даже молча, например, проводя приготовления. Описание регламента, плана выступления или эмоциональная вставка также позволяют добиться привлечения внимания слушателей.

5. Эмоциональные вставки вызывают в сознании аудитории картинки, это позволяют аудитории «включиться», повышает уровень внимания. В выступлении обязательно должны быть примеры, желательно из жизни компании, которые кто-то из присутствующих лично пережил.

6. Репетировать выступление нужно вслух. Текст, прочитанный про себя, занимает в 1,5 раза меньше времени. И не позволяет убрать слова и предложения, которые хорошо смотрятся в напечатанном виде, но совсем «не звучат».

7. Чтобы добиться поставленных целей и донести основную идею первое, что необходимо, это сформулировать их. Второе — повторить (или прямым текстом или в различных вариациях) не менее трех раз.